Автоматизация почтового документооборота предприятия

Компания «Конвей» предлагает профессиональный программно-аппаратный комплекс для автоматизации процессов обработки почтовой корреспонденции, включающий:

• обработку данных, печать и подготовку к отправке платежных уведомлений и счетов для оплаты коммунальных услуг для населения, а также услуг различных государственных и частных компаний;
• централизованное информирование и оповещение населения;
• введение и использование единой национальной электронной базы данных адресов компаний и их клиентов;
• автоматизацию процессов обработки входящей корреспонденции: вскрытие конвертов, сортировка почты и дальнейшая обработка информации;
• рассылку рекламных материалов среди населения и клиентов различных компаний.

Выполнение всех задач такого центра можно условно разделить на два направления: обработка исходящей и входящей почты.

Программно-аппаратный комплекс для автоматизации обработки почтовой корреспонденции

Обработка исходящей почты

На сервер поступает информация из различных источников, формируется база данных клиентов компании, готовая к использованию для составления заданий печати и отправки корреспонденции.

Далее оператор рабочей станции с помощью специализированного программного обеспечения формирует пакет документов для отправки (например, платежное уведомление и сопроводительное письмо), а из базы данных подгружаются дополнительные листы. Все документы выводятся на печать одним комплектом, который вкладывается в конверт. На конверте без окошка необходимо также напечатать адрес получателя, для чего система сама загружает необходимые адреса из базы данных, обеспечивая 100%-ное совпадение содержимого и адресата. После этого готовые конверты могут быть отсортированы (по весу, формату, адресу получателя или по специальным меткам и штрих-кодам) и подготовлены к отправке соответствующим адресатам.

Обработка входящей почты

Специализированное высокоскоростное оборудование вскрывает конверты и извлекает их содержимое. Затем документы сортируются и сканируются, для чего могут применяться различные параметры: вес и формат конверта, наличие специальных меток. Предлагаемое оборудование может производить чтение всех типов кодов и меток (штрих-коды, QR-коды, DataMatrix). Полученные данные и отсканированные копии документов могут использоваться в дальнейшем, например для создания новых баз данных. Также входящие письма могут сортироваться и перенаправляться по другим пунктам назначения.

Затем документы сортируются и сканируются, для чего могут применяться различные параметры: вес и формат конверта, наличие специальных меток. Предлагаемое оборудование может производить чтение всех типов кодов и меток (штрих-коды, QR-коды, DataMatrix). Полученные данные и отсканированные копии документов могут использоваться в дальнейшем, например для создания новых баз данных. Также входящие письма могут сортироваться и перенаправляться по другим пунктам назначения.

Технические решения

Для выполнения задач проекта мы предлагаем профессиональное оборудование от ведущих мировых брендов:

• производительные листовые и рулонные системы Océ для эффективной печати монохромной и полноцветной продукции;
• конвертовальное оборудование Neopost для выполнения различных заданий по обработке почтовой корреспонденции, как-то: вложение в конверты комплектов документов, сортировка, вскрытие конвертов и извлечение содержимого;
• профессиональные фальцевальные машины модульного построения Mathias Bäuerle, предназначенные для быстрого и эффективного изготовления бесконвертных отправлений.

Управление печатными заданиями и персонализация документов осуществляются с помощью специального программного обеспечения GMC PrintNet и Océ PRISMA.

Все предлагаемые машины способны беспрерывно работать длительное время и демонстрируют высочайший уровень продуктивности при выполнении самых сложных заданий. Оборудование свободно выдерживает серьезные пиковые нагрузки, отличается высокой износостойкостью узлов и механизмов и обеспечивает конкурентную себестоимость произведенной продукции.

Подобные комплексы оборудования успешно используются для производства почтовых отправлений и смежной рекламно-информационной продукции корпорациями, заводами, банками, почтовыми и курьерскими службами, мейлинговыми агентствами, а также учебными заведениями многих стран мира, включая Украину. Получить комплексное решение по автоматизации обработки почтовой корреспонденции просто – специалисты компании «Конвей» подготовят оптимальный проект конкретно для Вас!