Оптимизация офисной печати

Печать документов – это как набирать воду в кране: мы не задумываемся о том, откуда она берется. Как вода необходима человеку для жизни, так и печать является жизненно важной для бизнеса.

Для удовлетворения потребности в печати разного рода документов можно установить несколько недорогих персональных принтеров на рабочих местах сотрудников. Но есть и альтернатива − установка одного мощного принтера, подключенного к локальной сети, который сможет обеспечивать потребности в печати целого отдела. Попробуем разобраться, в чем преимущества такого решения.

Оптимизация офисной печати

Цена и стоимость обслуживания

Если рассматривать вариант установки персональных монохромных лазерных принтеров, то затраты на приобретение нескольких моделей начального уровня гораздо меньше, нежели цена одного производительного сетевого печатающего устройства, однако это еще не означает, что такое решение более экономично. Главным образом потому, что затраты на приобретение принтера являются лишь незначительной частью общих расходов на печать.

По мере удешевления принтера увеличиваются расходы на его эксплуатацию. Например, оригинальный тонер-картридж для такого принтера стоит примерно треть от цены всего устройства. Таким образом, после приобретения третьего по счету картриджа эксплуатационные расходы уже превысят цену оборудования. Также стоит учитывать, что и ресурс картриджей таких устройств весьма невелик. В более производительных принтерах он в разы больше, поэтому затраты в расчете на одну копию оказываются значительно ниже, чем у персональных принтеров.

Оперативность и конфиденциальность

Максимальная скорость печати персональных принтеров редко составляет более 12-18 стр./мин. Для сравнения, принтеры компании Océ обеспечивают качественную двустороннюю печать со скоростью от 60 до 314 стр./мин., благодаря чему они с легкостью справляются со всеми задачами офисного документооборота крупного отдела компании.

Довольно часто выбор в пользу малогабаритных настольных принтеров объясняется стремлением обеспечить максимальную оперативность получения документов и сохранить их конфиденциальность. Стоит отметить, что в настоящее время существует немало решений, позволяющих, в случае необходимости, сохранить конфиденциальность документов и при печати на сетевых принтерах. Например, для того чтобы устройство начало печатать отправленное задание, сотрудник должен набрать специальный код, приложить персональную смарт-карту или палец к биометрическому сенсору − вариантов реализации подобной защиты довольно много. Для мощных сетевых принтеров можно приобрести модуль сортировки отпечатанных заданий, оснащенный несколькими запирающимися лотками. Отпечатанные листы автоматически помещаются в ящик сотрудника, отправившего документ на печать, и достать их оттуда можно только при наличии соответствующего ключа.

Расширяемость

Персональные принтеры можно дополнить разве что копиром и сканером. Важным преимуществом производительных сетевых принтеров, рассчитанных на эксплуатацию в средних и больших рабочих группах, являются широкие возможности функционального расширения: дополнительные лотки для подачи бумаги, устройства финишной обработки (брошюровщик, степлер, термобиндер, фальцевальный модуль). При покупке можно либо сразу выбрать подходящую конфигурацию, либо приобрести базовую модель и затем оснастить ее дополнительными модулями по мере необходимости. Таким образом, мощные принтеры обладают значительно большей гибкостью и расширяемостью по сравнению с моделями начального уровня.

Удобство администрирования и обслуживания

При эксплуатации в офисе нескольких печатающих устройств весьма актуальными являются вопросы администрирования и технического обслуживания. И в этом смысле принтеры, подключенные к локальной сети, имеют ряд преимуществ перед моделями персонального уровня. Простой пример: принтером, подключенным к ПК, можно воспользоваться лишь тогда, когда данный компьютер включен. Кроме того, при печати объемных заданий, отправленных с других рабочих мест, значительно возрастает нагрузка на процессор ПК − вплоть до полной невозможности использовать его для выполнения других задач. Сетевой принтер подключается непосредственно к локальной сети и доступен для использования независимо от того, какие компьютеры включены в данный момент. Нагрузка, связанная с обработкой печатаемых документов, в этом случае ложится либо на встроенный принт-сервер либо на выделенный сервер печати локальной сети.

В комплекте с производительными сетевыми принтерами поставляется программное обеспечение, позволяющее производить мониторинг текущего состояния расходных материалов, а также настройку оборудования с удаленной рабочей станции. Администратор может устанавливать правила использования каждого из сетевых принтеров, разрешая либо запрещая группам и отдельным пользователям печатать на том или ином устройстве.

С помощью специальных программ можно организовать систему централизованного учета расходов на печать. Подобные решения позволяют фиксировать детали каждого отправленного на печать задания (его объем, настройки печати, имя пользователя) и на основе полученных данных составлять статистические отчеты, а также рассчитывать затраты на печать в течение того или иного периода. Кроме того, в большинстве подобных систем реализована возможность автоматического составления и отправки заявок на приобретение расходных материалов, ресурс которых подходит к концу.

ВЫИГРЫШНАЯ КОМБИНАЦИЯ

Бизнес-модель коммерческого банка NIBCapital ориентирована на предложение услуг в сфере корпоративных финансов, риск-менеджмента и инвестиционных решений. У банка есть представительства в Гааге, Лондоне, Брюсселе, Сингапуре, Кюрасо и в других городах. Руководство NIBCapital видит только положительные стороны в том, что банк является «небольшим»: общее количество работников составляет порядка 640 человек. То, что столь небольшой банк может похвастаться рейтингом АА, в финансовом мире говорит о многом.

Для модернизации своих офисов руководство NIBCapital приняло решение перейти от печати с помощью персональных принтеров к централизованной организации документооборота. Так называемые офисные ячейки были трансформированы в групповые помещения, а персональные принтеры заменены на цифровые производительные печатные системы: Océ VarioPrint 2090 и 2105 для печати ч./б. документации и Océ CPS 700 и CS 125 для цветной. Благодаря реорганизации документооборота и внедрению высокотехнологичных мультифункциональных принтеров NIBCapital удалось достичь 20%-снижения затрат и многократного повышения эффективности своей деятельности.

Вижнанд Бросиус, возглавляющий отдел корпоративных услуг, так описывает прежнюю ситуацию, классическую во всех отношениях: «Печать документов осуществлялась с помощью 50-60 цветных и черно-белых принтеров, копии делались на устаревших аппаратах. Для длинных черно-белых тиражей использовался централизованный принтер, длинные тиражи в цвете отдавались на аутсорсинг. Доставкой занималась курьерская служба, но и сотрудники осуществляли довольно большую часть этой работы».

Модернизация, также включавшая перепланировку офисов и перенос всех коммуникаций, заняла порядка восьми месяцев. Большинство персональных принтеров, а также устаревших копиров заменили на современные печатные МФУ, подключенные к корпоративной сети. Сотрудникам предоставили доступ к высокопроизводительным черно-белым системам для выполнения объемных заданий печати, а доступ к цветным системам предоставили только руководителям отделов.

«Нашей основной целью была рационализация документооборота и повышение его эффективности, − комментируют Бросиус и Ганс Рижнберг, генеральный секретарь NIBCapital. − Нарекания вызывало качество печати, поскольку в основном использовалось устаревшее и функционально ограниченное оборудование. Много проблем возникало и при сервисном обслуживании, так как в нашем распоряжении было очень много разных принтеров. Важным задачами были снижение затрат и обеспечение удобства эксплуатации новых систем».

В отчете о результатах NIBCapital по крайней мере в двух показателях видно влияние произведенной модернизации: во-первых, сообщается о повышении коэффициента эффективности; во-вторых, на 20-25% удалось снизить затраты на документооборот. Не менее интересными оказались результаты внедрения цветных систем печати. Банковские услуги необходимо продавать, что предполагает подготовку качественных презентаций. С новыми принтерами у NIBCapital появилась возможность печатать качественные цветные документы, не пользуясь сторонними услугами.

Когда Бросиус объясняет, почему выбрал именно Océ, он использует аргументы, которые всегда были и будут актуальны: «Они удобны в эксплуатации, обладают всемирно признанной надежностью и не требуют больших затрат на содержание. Мы искренне довольны своим выбором!»